Que faire des anciens téléphones de l'entreprise lors d'un renouvellement de flotte ?

En résumé. Un téléphone professionnel sorti du parc reste sous la responsabilité de l'entreprise tant que ses données n'ont pas été effacées et qu'il n'a pas rejoint une filière agréée. Trois voies existent : la revente, le recyclage classique et le don solidaire. La dernière ne coûte rien et fournit les mêmes justificatifs.

Un téléphone d'entreprise en fin d'usage est-il un déchet comme un autre ?

Non, et c'est ce qui rend le sujet plus délicat qu'il n'y paraît. Deux régimes se superposent sur le même objet : celui des déchets d'équipements électriques et électroniques, et celui des données personnelles.

Au titre du premier, un smartphone professionnel relève de la filière à responsabilité élargie du producteur. La loi du 10 février 2020 relative à la lutte contre le gaspillage et à l'économie circulaire, dite loi AGEC, a renforcé cette logique : les équipements professionnels doivent rejoindre une filière agréée, et leur passage doit pouvoir être tracé.

Au titre du second, l'entreprise reste responsable des données contenues dans l'appareil aussi longtemps qu'elles n'ont pas été effacées. Le fait de céder le téléphone à un tiers ne transfère pas cette responsabilité.

En pratique, un réflexe reste encore courant : laisser les appareils s'accumuler dans une armoire, occupant de l'espace dans les locaux et laissant des données d'entreprise dormir, parfois pendant des années, sans que personne ne sache précisément ce qu'elles contiennent.

Qui doit effacer les données, et jusqu'où ?

La responsabilité incombe à l'entreprise, en tant que responsable de traitement, et non au prestataire qui récupère les appareils.

La CNIL est explicite sur le principe : les données doivent être effacées au préalable des matériels destinés au rebut, et elle recommande de formaliser une procédure de suppression sécurisée, appliquée avant mise au rebut, réparation chez un tiers ou fin de location. Sa fiche Encadrer la maintenance et la destruction des données détaille cette attente, et une seconde fiche traite spécifiquement du cas où l'on se sépare d'un ordinateur, d'un téléphone ou d'une tablette.

Le fondement juridique est l'article 32 du règlement général sur la protection des données, qui impose des mesures de sécurité adaptées au risque. Un téléphone professionnel contient en général les contacts clients, la messagerie, parfois des accès enregistrés aux outils internes : le risque n'est pas théorique.

Une remise à zéro faite à la hâte par un collaborateur ne vaut pas effacement documenté. Ce qui protège l'entreprise, c'est la preuve écrite : un certificat d'effacement nominatif, établi par lot et conservé. Et un geste simple, souvent oublié : retirer les cartes SIM avant de confier les appareils.

Revendre, recycler ou donner : que choisir ?

Les trois voies sont légitimes. Elles ne répondent simplement pas au même objectif.

La revente a du sens pour un parc récent et homogène, à condition d'accepter la négociation et de vérifier ce qui est réellement garanti sur l'effacement.

Le recyclage classique règle l'obligation environnementale, sans plus. La valeur résiduelle des appareils part à la filière.

Le don solidaire ne coûte rien et couvre les deux obligations d'un coup, l'environnementale et celle de l'effacement des données. Sa différence tient à la destination de la valeur : elle ne revient ni à l'entreprise ni au prestataire, elle finance une cause, avec un bilan régulier des actions envoyé aux donateurs.

Quels justificatifs faut-il exiger, quelle que soit la voie choisie ?

Trois documents, et il est raisonnable de les demander avant de signer plutôt qu'après l'enlèvement.

1. Un certificat de traitement environnemental, qui atteste que les appareils ont rejoint une filière conforme et qu'ils n'ont pas été enfouis.
2. Un bordereau de suivi des déchets (BSD), au format Cerfa, qui atteste d'un transport agréé D3E et trace le passage d'un détenteur à l'autre.
3. Un listing détaillé, appareil par appareil, par numéro IMEI ou par numéro de série. C'est ce document qui permet, des mois plus tard, de répondre à une question précise sur un terminal précis.

Sans ce troisième document, l'entreprise dispose d'une attestation globale mais d'aucune traçabilité individuelle. C'est généralement là que le bât blesse lors d'un audit.

Que devient un parc confié à l'association Pour La Vie ?

L'association Pour La Vie, créée à Lunel en décembre 2004, collecte gratuitement les smartphones, tablettes et ordinateurs dont les entreprises et les collectivités n'ont plus l'usage. En plus de vingt ans, plus de 380 000 appareils ont été collectés et plus de 90 rêves d'enfants atteints de myopathie de Duchenne ont été réalisés, pour un budget supérieur à 10 000 euros par rêve, charges comprises.

Le circuit est court. L'enlèvement est organisé et pris en charge. Les appareils sont traités par Bak2, partenaire exclusif de l'association depuis 2005, dont le centre se trouve à Croix, dans le Nord. Chaque appareil fait l'objet d'un effacement systématique des données, carte SIM retirée, avant tout réemploi. Les appareils non réutilisables sont démantelés, sans enfouissement, et leurs matières réintègrent la filière. Le système de recyclage est certifié par l'éco-organisme ERP et conforme à la réglementation des déchets d'équipements électriques et électroniques.

Rien n'est facturé à la structure qui confie son parc : ni l'enlèvement, ni l'effacement, ni le traitement, ni les justificatifs. L'association ne sollicite aucun don d'argent et ne perçoit aucune subvention. Elle se finance uniquement sur la valeur des appareils repris.

Et chaque lot donne lieu à un compte rendu du rêve qu'il a contribué à financer, avec autorisation de le diffuser en interne. C'est, pour beaucoup d'entreprises, la partie qui transforme une obligation administrative en quelque chose dont les équipes parlent.

Questions fréquentes

Faut-il effacer les données avant l'enlèvement ?

Ce n'est pas obligatoire de votre côté, car chaque appareil fait l'objet d'un effacement systématique des données personnelles chez Bak2, carte SIM retirée, avant tout réemploi. Un certificat d'effacement vous est remis pour chaque lot. Si votre politique interne impose un effacement préalable, il reste évidemment possible.

Les téléphones hors service sont-ils acceptés ?

Oui, pour les flottes d'entreprise et de collectivité. Les appareils réparables sont reconditionnés, les autres sont démantelés et leurs pièces et matières réutilisées, dans une filière certifiée par l'éco-organisme.

Y a-t-il un nombre minimum d'appareils ?

Non. Le circuit est le même de quelques dizaines d'appareils à plusieurs milliers : seule la logistique change, collecte ponctuelle ou dispositif permanent. Plus les appareils sont récents, plus la valeur dégagée est importante.

Quels documents l'entreprise reçoit-elle ?

Pour chaque lot : un certificat de traitement environnemental avec effacement des données, un bordereau Cerfa de suivi des déchets et un listing détaillé par numéro IMEI ou numéro de série. Vous recevez aussi le compte rendu du rêve d'enfant financé.

Qui traite concrètement les appareils ?

Bak2, partenaire exclusif de l'association depuis 2005, dont le centre de traitement est situé à Croix, dans le Nord. Son système de recyclage est certifié par l'éco-organisme ERP et conforme à la réglementation des déchets d'équipements électriques et électroniques.

Combien de temps faut-il entre la demande et l'enlèvement ?

Cela dépend du volume et de la localisation. Le plus simple est de décrire votre parc et votre échéance de renouvellement, et de convenir d'une date depuis la page de contact.